Make or buy: il calcolo per decidere se produrre internamente o comprare

Chiedi a un imprenditore perche produce internamente una certa lavorazione, invece di comprarla da un fornitore esterno, e nella maggior parte dei casi la risposta non e un numero. Piu spesso e "abbiamo sempre fatto cosi", oppure "cosi controllo meglio la qualita", oppure "non mi fido a darlo fuori". Ragioni legittime, ma quasi mai supportate da un calcolo esplicito che confronti quanto costa davvero fare internamente rispetto a quanto costerebbe comprare.

Il risultato e che molte PMI italiane continuano a produrre internamente lavorazioni che costerebbero meno comprate fuori, o al contrario comprano fuori attivita che, con la capacita gia disponibile in casa, costerebbero quasi zero in piu se fatte internamente. La decisione "make or buy" merita lo stesso rigore che si usa per calcolare un margine o un prezzo di vendita.

Perche la decisione make or buy viene presa per abitudine

Nella maggior parte delle PMI la scelta tra produrre e comprare non nasce da un calcolo, ma da come e nata l'azienda. Se una lavorazione si e sempre fatta internamente, resta internamente anche quando le condizioni cambiano. Se un pezzo si e sempre comprato da un fornitore, si continua a comprarlo anche quando in azienda si e liberata capacita che potrebbe assorbirlo a costo quasi nullo.

Il problema non e che una scelta sia sbagliata a priori. Il problema e che viene presa senza confrontare i numeri, e quindi senza sapere se sta effettivamente convenendo oppure no.

Ci sono anche ragioni non puramente economiche che spingono verso il produrre internamente: il controllo diretto sulla qualita, la riservatezza su un processo proprietario, la velocita di risposta senza dipendere dai tempi di un fornitore. Sono argomenti reali, ma vanno tenuti separati dal calcolo economico, non mescolati per giustificare una scelta gia presa d'istinto. Prima si fa il calcolo, poi si decide se un vantaggio non economico vale la differenza di costo che il calcolo mostra.

Il confronto corretto: costo variabile esterno contro costo pieno interno

L'errore piu comune quando si confronta produrre e comprare e mettere a confronto i numeri sbagliati. Si prende il prezzo del fornitore esterno e lo si confronta con una stima approssimativa del "costo dei materiali" per produrre internamente, ignorando tutto il resto.

Il confronto corretto richiede due numeri fatti bene.

Il costo di comprare esternamente e quasi sempre un costo variabile puro: il prezzo per unita pagato al fornitore, che cresce e si riduce in proporzione diretta alle quantita acquistate. E un numero facile da ottenere, basta chiedere un preventivo.

Il costo di produrre internamente e piu complesso, perche include sia una componente variabile (materiali, energia diretta, eventuale manodopera a cottimo) sia una componente fissa specifica legata a quella lavorazione: l'ammortamento di un macchinario dedicato, il costo del personale dedicato a quella produzione, lo spazio occupato se genera un costo aggiuntivo identificabile. Questa componente fissa specifica va sempre inclusa, perche e un costo che esiste solo in funzione della scelta di produrre internamente quella cosa.

Ignorare la componente fissa specifica e l'errore che porta a sottostimare sistematicamente il costo di produrre internamente, facendo sembrare conveniente una scelta che in realta non lo e, o lo e molto meno di quanto sembri a prima vista.

La variabile che cambia tutto: la capacita

C'e pero un elemento che il confronto tra "costo variabile esterno" e "costo pieno interno" da solo non cattura, ed e la disponibilita di capacita produttiva interna gia esistente.

Se l'azienda ha gia il macchinario, gia il personale, e questa capacita resterebbe comunque inutilizzata se non venisse impiegata su questa lavorazione, allora il costo fisso specifico e gia sostenuto a prescindere dalla decisione. In questo caso il confronto corretto non e piu tra costo variabile esterno e costo pieno interno, ma tra il costo variabile esterno e il solo costo variabile aggiuntivo di produrre internamente, perche la quota fissa non cambia in base alla scelta.

Se invece produrre internamente richiede un nuovo investimento (comprare un macchinario che oggi non c'e, assumere personale dedicato che oggi non esiste), oppure toglie capacita che oggi e gia impegnata su altro (con il rischio di dover rifiutare altri lavori o rallentare altre commesse), allora il confronto corretto torna a essere tra costo variabile esterno e costo pieno interno, includendo per intero la nuova componente fissa.

Esempio numerico: la stessa lavorazione, due scenari diversi

Immaginiamo un'azienda che valuta se produrre internamente 5.000 pezzi all'anno di una lavorazione, oppure comprarli da un terzista a 8 euro a pezzo.

Scenario 1: capacita interna gia disponibile

L'azienda ha gia un macchinario adatto, oggi sotto utilizzato, e personale che avrebbe tempo disponibile per questa lavorazione senza bisogno di nuove assunzioni. Il costo fisso specifico (ammortamento del macchinario, quota di personale dedicato) e gia sostenuto comunque, indipendentemente da questa decisione.

In questo scenario produrre internamente e nettamente piu conveniente, perche la capacita non impegnata altrove non genera nessun costo aggiuntivo da confrontare con il prezzo del fornitore.

Scenario 2: capacita da creare con nuovo investimento

Stessa lavorazione, stesso volume annuo, ma questa volta l'azienda non ha ne il macchinario ne il personale dedicato. Per produrre internamente servirebbe acquistare un macchinario da 60.000 euro (ammortizzabile in 5 anni) e assumere una risorsa dedicata part-time con un costo pieno annuo di 18.000 euro.

In questo secondo scenario, la stessa identica lavorazione, allo stesso volume e con lo stesso costo variabile unitario, cambia completamente convenienza: comprare da un terzista costa 12.500 euro in meno all'anno rispetto a produrre internamente con un investimento da zero.

Il punto centrale e che nessuno dei due scenari e "quello giusto" in assoluto. E la situazione reale dell'azienda, in particolare la disponibilita di capacita gia esistente, a determinare quale dei due calcoli si applica. Fare questo confronto in modo esplicito, invece di decidere per abitudine, e uno degli usi piu concreti di un sistema di controllo di gestione impostato bene: avere sempre a disposizione il costo pieno delle proprie risorse interne, cosi da poterlo confrontare con qualsiasi preventivo esterno arrivi sul tavolo.

Cosa considerare oltre al numero

Il calcolo economico da solo non chiude sempre la decisione, e va bene cosi, a patto che i fattori aggiuntivi vengano valutati consapevolmente e non usati per aggirare un risultato numerico scomodo.

La stabilita della capacita libera nel tempo. Se la capacita interna oggi e libera ma si prevede che tra sei mesi servira per altro, produrre internamente oggi puo significare doverla ricomprare fuori domani, con i costi di riorganizzazione che questo comporta.

La dipendenza da un fornitore unico. Comprare tutto da un solo terzista espone l'azienda al rischio che quel fornitore aumenti i prezzi, allunghi i tempi di consegna o smetta di operare. Questo rischio ha un valore che andrebbe considerato, anche se difficile da quantificare con precisione.

La qualita e il controllo del processo. Se la lavorazione incide direttamente sulla qualita percepita dal cliente finale, il controllo diretto puo valere un costo aggiuntivo rispetto all'opzione piu economica sulla carta.

La reversibilita della scelta. Comprare un macchinario e un impegno che si scioglie lentamente nel tempo. Affidarsi a un fornitore esterno si puo interrompere con un preavviso contrattuale. Questa asimmetria nella reversibilita merita peso nella decisione, specialmente quando i due scenari del calcolo economico sono vicini tra loro.

Nessuno di questi fattori sostituisce il calcolo. Lo completa, dopo che il calcolo e stato fatto, non prima.

FAQ

Il make or buy si applica solo alla produzione, o anche ai servizi?

Si applica a qualsiasi attivita che l'azienda potrebbe svolgere internamente oppure affidare a un fornitore esterno: una lavorazione fisica, ma anche un servizio amministrativo, una parte della logistica, o un'attivita di supporto. Il metodo di confronto tra costo variabile esterno e costo pieno interno, capacita inclusa, resta lo stesso a prescindere dal tipo di attivita.

Come stimo il costo fisso specifico se il macchinario o il personale sono condivisi con altre attivita?

In quel caso va stimata la quota di tempo o di capacita effettivamente dedicata a questa lavorazione specifica, e su quella quota va calcolato il costo fisso proporzionale. Se il macchinario o la persona restano comunque impegnati anche senza questa lavorazione, la quota aggiuntiva da attribuire puo essere molto bassa o nulla, coerentemente con lo scenario di capacita gia disponibile.

Cosa succede se il volume da produrre o comprare cambia nel tempo?

Il confronto va rifatto ai volumi aggiornati, perche la convenienza tra le due opzioni dipende anche dalla quantita. A volumi bassi, il peso del costo fisso specifico interno si distribuisce su meno unita e puo far pendere la bilancia verso comprare esternamente; a volumi alti succede spesso il contrario, perche lo stesso costo fisso si diluisce su piu pezzi.

Devo rifare questo calcolo ogni volta che arriva un nuovo preventivo da un fornitore?

Non serve rifare tutto da capo ogni volta, ma conviene aggiornare il confronto quando cambia in modo significativo il prezzo del fornitore, quando cambia la disponibilita di capacita interna, oppure quando si valuta un nuovo investimento. Tenere il costo pieno interno sempre aggiornato rende questo confronto immediato ogni volta che serve.