Costo del lavoro: dal lordo in busta al costo pieno per l'azienda

Chiedi a un imprenditore quanto gli costa un dipendente, e la risposta piu comune e lo stipendio lordo che compare in busta paga, magari moltiplicato per dodici o tredici mensilita. E un numero vero, ma e solo una parte del costo reale. Tra contributi a carico azienda, TFR accantonato, ferie e permessi pagati ma non lavorati, tredicesima e quattordicesima, il costo pieno di una persona per l'azienda e sistematicamente piu alto del lordo in busta, spesso del 40-50%.

Questa differenza non e un dettaglio contabile da lasciare al commercialista. E il numero che serve per capire se un margine, un prezzo o una nuova assunzione reggono davvero, oppure solo sulla carta.

Perche il lordo in busta non basta

Il lordo in busta paga e gia superiore al netto che il dipendente porta a casa, perche include le trattenute previdenziali e fiscali a carico del lavoratore. Molti imprenditori si fermano qui, pensando di aver gia considerato "tutto il costo".

In realta il lordo in busta e solo la parte del costo che compare esplicitamente sulla busta paga del dipendente. Sopra a quel numero, l'azienda sostiene altri costi che non sono visibili nella busta paga del lavoratore, ma pesano comunque sul conto economico aziendale ogni mese.

I contributi a carico azienda. Oltre ai contributi trattenuti al dipendente, l'azienda versa una propria quota di contributi INPS e il premio INAIL, calcolati sulla retribuzione lorda. Questa quota non compare nel netto del dipendente, ma e un costo aziendale a tutti gli effetti, e in genere e la voce piu pesante dopo il lordo stesso.

Il TFR accantonato. Ogni mese l'azienda accantona una quota di trattamento di fine rapporto, che verra liquidata al dipendente solo alla fine del rapporto di lavoro, ma che rappresenta un costo maturato gia oggi, indipendentemente da quando verra effettivamente pagato.

Ferie e permessi pagati ma non lavorati. Le giornate di ferie, i permessi retribuiti e le eventuali malattie a carico azienda sono ore pagate senza produzione corrispondente. Il costo esiste, anche se in quei giorni la persona non genera nessun valore diretto per l'azienda.

Tredicesima e quattordicesima. Se non gia incluse nel calcolo del lordo annuo, queste mensilita aggiuntive vanno sommate al costo complessivo, perche sono un costo dovuto per contratto tanto quanto le mensilita ordinarie.

Benefit e formazione. Buoni pasto, welfare aziendale, corsi di formazione obbligatoria o volontaria sono costi reali legati a quella persona, spesso trascurati perche non passano dalla busta paga in modo diretto.

Non e un esercizio da fare una tantum

Prima di entrare nell'esempio numerico, vale la pena chiarire un punto: il costo pieno del lavoro non e un calcolo da fare una volta per curiosita e poi dimenticare. E uno degli input che un sistema di controllo di gestione ben impostato tiene sempre aggiornato, perche entra direttamente nel calcolo dei margini su ogni prodotto, servizio o commessa in cui quella persona e coinvolta.

Dal lordo al costo pieno: un esempio riga per riga

Prendiamo un dipendente con uno stipendio lordo mensile di 2.000 euro, su 13 mensilita, e vediamo come si arriva al costo pieno annuo per l'azienda.

Il costo pieno annuo (37.364 euro) e superiore del 43,7% rispetto al solo lordo in busta (26.000 euro). Non e un dettaglio: significa che ogni volta che questa persona viene considerata "costare 26.000 euro l'anno" nei calcoli di margine o di prezzo, l'azienda sta sottostimando il proprio costo reale di oltre 11.000 euro, ogni singolo anno, su questa sola persona.

Su un'azienda con dieci persone in organico, lo stesso errore di stima, ripetuto su ogni dipendente, puo tradursi facilmente in oltre 100.000 euro di costo non correttamente rappresentato nei calcoli di redditivita.

Perche questo numero cambia le decisioni

Il costo pieno, non il lordo, e il numero corretto da usare in almeno tre situazioni ricorrenti nella gestione di una PMI.

Calcolare il margine su prodotti o servizi. Se il costo del personale coinvolto in una lavorazione viene stimato sul solo lordo, il margine calcolato risulta piu alto di quello reale, e l'azienda rischia di considerare redditizio un prodotto o servizio che in realta lo e molto meno, o non lo e affatto.

Valutare una nuova assunzione. Prima di assumere, il confronto corretto e tra il valore che la nuova persona portera all'azienda e il suo costo pieno annuo, non il solo lordo pattuito in fase di colloquio. Un'assunzione che sembra sostenibile guardando solo il lordo puo rivelarsi un costo eccessivo una volta calcolato il costo pieno.

Costruire i prezzi di vendita. Ogni prezzo che incorpora una quota di costo del lavoro deve basarsi sul costo pieno, altrimenti il prezzo copre solo una parte del vero costo di quella persona, e il margine apparente sul prezzo di vendita e piu alto di quello reale.

In tutti e tre i casi, usare il lordo al posto del costo pieno non e un errore neutro: e un errore che spinge sistematicamente verso il basso la stima dei costi e verso l'alto quella dei margini, con conseguenze che si accumulano nel tempo.

Come tenere aggiornato il costo pieno nel tempo

Il costo pieno di ogni persona non e un numero fisso una volta calcolato: va rivisto quando cambiano i contratti collettivi, gli inquadramenti, o le politiche di benefit aziendali.

Calcola il costo pieno per ogni ruolo, non un valore medio aziendale unico, perche livelli di inquadramento e contratti diversi generano percentuali di maggiorazione diverse rispetto al lordo.

Aggiorna il calcolo almeno una volta l'anno, in particolare dopo i rinnovi dei contratti collettivi nazionali, che modificano sia il lordo di riferimento sia le aliquote contributive.

Usa il costo pieno, non il lordo, in ogni foglio di calcolo del margine, cosi che chiunque in azienda costruisca un preventivo o valuti una commessa parta gia dal numero corretto, senza doverlo ricalcolare ogni volta a mano.

FAQ

Le percentuali di contributi e TFR sono uguali per tutte le aziende?

No, variano in base al contratto collettivo applicato, al settore, alla dimensione dell'azienda e ad alcune agevolazioni contributive eventualmente in vigore. Le percentuali usate in questo articolo (circa 30% per i contributi a carico azienda, circa 7,4% per il TFR) sono valori plausibili e comuni, ma vanno verificati con il proprio consulente del lavoro per il caso specifico.

Il costo pieno include anche i costi di ricerca e selezione del personale?

Nell'esempio qui sopra no, perche sono costi una tantum legati all'assunzione e non ricorrenti ogni anno. Vale pero la pena tenerli distinti e monitorati separatamente, soprattutto se il turnover aziendale e alto e questi costi si ripetono con frequenza.

Devo calcolare il costo pieno anche per i collaboratori con partita IVA?

Il collaboratore con partita IVA ha una struttura di costo diversa, senza contributi a carico azienda nello stesso modo di un dipendente, ma con un compenso concordato che gia incorpora, dal punto di vista del collaboratore, cio che lui stesso deve versare come contributi. Il confronto corretto tra un dipendente e un collaboratore va sempre fatto tra costi pieni comparabili, non tra il lordo dipendente e il compenso del collaboratore.

Come uso il costo pieno se una persona lavora su piu attivita diverse?

In quel caso il costo pieno annuo va distribuito tra le diverse attivita in base al tempo effettivamente dedicato a ciascuna, in modo che ogni prodotto, servizio o commessa riceva la quota di costo del lavoro che gli compete realmente, invece di lasciare l'intero costo concentrato su una sola attivita o diluito in modo generico su tutte.