Il costo orario reale della tua azienda: macchina, persona, struttura

Chiedi a un imprenditore quanto costa un'ora di lavoro della sua azienda, e la risposta piu comune parte dallo stipendio lordo diviso le ore lavorate, o dal costo del carburante di una macchina diviso le ore di utilizzo. E un calcolo intuitivo, ma quasi sempre sottostima il costo reale, perche dimentica tutto cio che l'azienda paga indipendentemente da quell'ora specifica: struttura, tempo morto, costi fissi che devono comunque essere coperti.

Il costo orario reale e piu alto di quello intuitivo, spesso in modo significativo. E la differenza tra i due e esattamente il margine che si perde, silenziosamente, ogni volta che si prezza un lavoro sul costo intuitivo invece che su quello reale.

I tre livelli del costo orario reale

Il costo orario reale va calcolato a tre livelli diversi, a seconda di cosa si sta prezzando: la singola persona, la singola macchina, o l'intera struttura aziendale.

Molte aziende calcolano correttamente il primo o il secondo livello, ma dimenticano il terzo: la quota di struttura che ogni ora di lavoro deve comunque contribuire a coprire, indipendentemente da chi o cosa la sta svolgendo.

Perche il costo orario intuitivo sottostima sempre

Il calcolo intuitivo (stipendio diviso ore lavorate, o costo del carburante diviso ore di utilizzo) ignora sistematicamente alcune voci che pesano quanto, o piu, del costo diretto.

Il tempo non fatturabile. Nessuna persona o macchina lavora il 100% delle ore disponibili in modo fatturabile: ferie, malattie, manutenzioni, tempi morti tra una commessa e l'altra riducono le ore effettivamente vendibili rispetto a quelle teoricamente disponibili, alzando il costo reale per ora vendibile.

I costi fissi di struttura. Amministrazione, management, affitto degli spazi comuni: sono costi che esistono indipendentemente da quale specifica ora di lavoro li sta generando, ma che ogni ora venduta deve contribuire a coprire, altrimenti la struttura nel suo insieme non si ripaga.

La formazione e i tempi di apprendimento. Il tempo dedicato a formare una persona, o il periodo di minore produttivita mentre impara una nuova lavorazione, e un costo reale che raramente viene distribuito sulle ore fatturabili successive, ma che ha comunque un impatto sulla redditivita complessiva.

Un esempio numerico: dal costo intuitivo al costo reale

Ecco come lo stesso stipendio produce un costo orario molto diverso a seconda di quanto viene incluso nel calcolo.

Il costo orario reale (29,29 euro) e superiore del 61% rispetto a quello intuitivo (18,18 euro). Se i prezzi vengono costruiti sul primo numero invece che sul secondo, ogni ora venduta genera un margine molto piu basso di quanto sembri, o addirittura una perdita mascherata da un margine apparentemente positivo.

Come usare il costo orario reale nella pratica

Calcolare il costo orario reale una volta non basta: va integrato nei processi di preventivazione e aggiornato con regolarita.

Calcola il costo orario reale per ogni ruolo o macchina principale, non un costo orario medio aziendale unico, perche ruoli e macchine diverse hanno strutture di costo diverse tra loro.

Aggiorna il calcolo almeno una volta l'anno, o quando cambiano significativamente i costi fissi di struttura o le ore fatturabili previste, per evitare di lavorare su un numero ormai superato.

Usa il costo orario reale come base minima di ogni preventivo, sapendo che ogni prezzo sotto questa soglia, anche se copre il costo diretto, non copre il costo pieno della struttura che rende possibile quel lavoro.

Avere questi costi orari reali sempre calcolati e pronti da applicare a ogni nuovo preventivo, invece di ricalcolarli ogni volta o affidarsi al costo intuitivo, e quello che offre un sistema di controllo di gestione impostato bene: il costo orario smette di essere una stima approssimativa e diventa un dato affidabile su cui costruire ogni prezzo.

Il costo orario reale cambia con il volume di attivita

Un aspetto spesso trascurato e che il costo orario reale non e un numero fisso nel tempo: dipende dal numero di ore fatturabili effettivamente vendute nel periodo. Se l'azienda vende meno ore del previsto, gli stessi costi fissi di struttura si spalmano su un volume minore, alzando il costo orario reale rispetto a quello calcolato in fase di budget. Se invece l'azienda vende piu ore del previsto, il costo orario reale scende, perche gli stessi costi fissi si distribuiscono su un volume maggiore.

Questo effetto significa che il costo orario reale calcolato a inizio anno, su un volume atteso, va confrontato periodicamente con il volume effettivo, non lasciato invariato per tutto l'esercizio. Un'azienda che sta vendendo meno ore del previsto e continua a prezzare sul costo orario calcolato a inizio anno sta, senza saperlo, prezzando sotto il proprio costo pieno reale, con un effetto che si aggrava proprio nei periodi di minore attivita, quando servirebbe il contrario.

Non serve la precisione assoluta, serve la direzione corretta

Un errore comune, che scoraggia molte PMI dal fare questo calcolo, e pensare che serva una precisione contabile assoluta per essere utile. Non e cosi: anche un costo orario reale calcolato con stime ragionevoli, aggiornato periodicamente, e enormemente piu utile di un costo orario puramente intuitivo. L'obiettivo non e ottenere la cifra esatta al centesimo, ma correggere la direzione: capire se si sta prezzando vicino al costo pieno reale o significativamente sotto di esso.

Iniziare con un calcolo approssimativo ma strutturato, e affinarlo nel tempo con dati sempre piu precisi, e una strategia molto piu efficace che rimandare l'intero esercizio in attesa di avere dati perfetti che, nella maggior parte delle PMI, non arriveranno mai spontaneamente.

FAQ

Il costo orario reale e uguale per tutte le persone con lo stesso stipendio?

No, dipende anche dalle ore fatturabili effettive di ciascuna persona, che possono variare in base al ruolo (chi ha piu attivita amministrativa non direttamente fatturabile ha meno ore vendibili, a parita di stipendio) e dalla quota di costi di struttura allocata.

Come alloco i costi fissi di struttura sulle diverse persone o macchine?

Un criterio semplice e dividere i costi fissi totali di struttura per il numero totale di ore fatturabili dell'azienda, ottenendo un costo di struttura orario da aggiungere uniformemente. Criteri piu sofisticati possono pesare l'allocazione in base allo spazio, all'attenzione amministrativa o ad altri driver specifici, se la struttura lo giustifica.

Devo ricalcolare il costo orario reale ogni mese?

Non necessariamente ogni mese, ma vale la pena monitorare periodicamente (trimestralmente, ad esempio) se il volume di ore vendute si sta discostando significativamente da quello previsto a budget, perche questo scostamento cambia il costo orario reale effettivo.

Il costo orario reale vale anche per i liberi professionisti o solo per le aziende strutturate?

Vale anche per i liberi professionisti, anche se la struttura di costo e piu semplice: anche un professionista individuale ha costi fissi (software, formazione, spazio di lavoro, tempo non fatturabile) che un calcolo basato solo sulla tariffa oraria percepita rischia di ignorare.