Ogni azienda che lavora su commessa affronta prima o poi lo stesso problema: come faccio a sapere quanto della mia struttura (uffici, amministrazione, direzione, macchinari condivisi) devo caricare su questa specifica commessa? Se lo ignoro, ogni commessa sembra piu redditizia di quanto sia. Se lo calcolo male, rischio di prezzare fuori mercato le commesse piccole o di sottoprezzare quelle grandi.
L'overhead, cioe i costi di struttura che non sono direttamente attribuibili a una singola commessa, e' una delle voci piu difficili da gestire bene, perche non esiste un modo perfetto per dividerlo. Esistono pero metodi ragionevoli, e capire quale usare cambia in modo sostanziale l'accuratezza dei tuoi prezzi.
L'overhead non allocato non sparisce: qualcuno lo paga comunque, solo che non sai chi. Se non lo ribalti sulle commesse, stai facendo pagare la struttura in modo casuale, a chiunque generi margine sufficiente per coprirla, indipendentemente da quanto quella specifica commessa l'abbia effettivamente utilizzata.
Cosa rientra nell'overhead
Prima di allocarlo, va definito con chiarezza cosa e' overhead e cosa invece e' un costo diretto della commessa, perche confondere le due categorie e' l'errore piu comune.
| Categoria | Esempi | Trattamento |
|---|---|---|
| Costi diretti | Materiali specifici, manodopera diretta sulla commessa, lavorazioni esterne dedicate | Attribuiti interamente alla commessa |
| Overhead di struttura | Amministrazione, direzione, uffici, IT, contabilita | Da allocare con un criterio |
| Overhead di produzione condivisa | Macchinari usati da piu commesse, manutenzione generale, energia degli impianti comuni | Da allocare con un criterio |
L'overhead e' quindi tutto cio che serve all'azienda per funzionare, ma che nessuna singola commessa userebbe da sola in modo esclusivo. Il problema non e' identificarlo, ma trovare un criterio equo per dividerlo tra le commesse che ne beneficiano in misura diversa.
I tre metodi piu usati per allocarlo
Non esiste un metodo universalmente giusto, ma alcuni sono piu adatti di altri a seconda del tipo di attivita.
Allocazione per ore di manodopera diretta. L'overhead totale del periodo si divide per le ore totali di manodopera diretta lavorate, ottenendo un costo overhead per ora. Ogni commessa riceve una quota di overhead proporzionale alle ore che ha effettivamente richiesto. Funziona bene quando l'attivita e' fortemente basata sul lavoro delle persone.
Allocazione per fatturato o costo diretto della commessa. L'overhead si divide in proporzione al fatturato (o al costo diretto) generato da ciascuna commessa. E' il metodo piu semplice da applicare, ma rischia di penalizzare le commesse piu grandi, che magari non richiedono proporzionalmente piu struttura di quelle piccole.
Allocazione per ore macchina o capacita utilizzata. Utile quando la struttura condivisa piu rilevante e' rappresentata da macchinari o impianti, non dalle persone: l'overhead si divide in base a quante ore macchina ciascuna commessa ha effettivamente occupato.
| Metodo | Quando conviene |
|---|---|
| Per ore di manodopera diretta | Attivita labour-intensive, servizi, installazioni |
| Per fatturato o costo diretto | Attivita eterogenee senza un driver chiaro |
| Per ore macchina | Produzione con macchinari condivisi rilevanti |
Perche il metodo sbagliato distorce il prezzo
Scegliere il criterio di allocazione sbagliato per la propria attivita produce un errore sistematico, non casuale, e questo e' cio che lo rende pericoloso: continua a distorcere ogni preventivo nella stessa direzione, finche non viene corretto.
Se un'azienda usa l'allocazione per fatturato ma la sua struttura e' in realta legata alle ore di manodopera, le commesse ad alto valore ma basso impegno di ore (magari perche molto automatizzate o perche il cliente fornisce materiali) si vedranno caricare troppo overhead, apparendo meno redditizie di quanto siano davvero. Le commesse a basso valore ma alto impegno di ore riceveranno invece troppo poco overhead, apparendo piu redditizie di quanto siano in realta.
Il risultato pratico: l'azienda tende a scoraggiare (prezzando troppo alto) proprio le commesse che dovrebbe cercare di piu, e ad accettare volentieri (prezzando troppo basso) quelle che le stanno erodendo margine senza che nessuno se ne accorga.
Un segnale che il metodo di allocazione dell'overhead non funziona per la tua azienda e' quando, guardando i risultati a consuntivo, le commesse "facili" risultano sistematicamente piu redditizie di quelle "complesse" indipendentemente da quanto tempo e risorse abbiano davvero richiesto. Spesso non e' un problema di esecuzione, e' che il criterio di allocazione sta distorcendo il quadro fin dal preventivo.
Come verificare se il tuo criterio attuale funziona
Un test semplice, applicabile con i dati che gia hai, aiuta a capire se il metodo di allocazione in uso e' coerente con la tua realta operativa.
Prendi tre o quattro commesse recenti, diverse per dimensione e complessita, e confronta l'overhead allocato con quello che, a occhio e con la tua esperienza diretta, ti sembra che quella commessa abbia davvero richiesto in termini di attenzione, struttura, tempo delle persone non direttamente coinvolte nella produzione.
Se lo scarto e' significativo e sistematico (sempre nella stessa direzione, per lo stesso tipo di commessa), il criterio attuale non riflette la realta e va rivisto, magari cambiando driver di allocazione o affinando quello esistente con un criterio piu articolato.
Se lo scarto e' contenuto o casuale, il criterio attuale e' ragionevole, e non serve un sistema piu complesso: la complessita aggiuntiva raramente vale il beneficio marginale di precisione.
Non serve la perfezione, serve la coerenza
Un errore opposto, altrettanto comune, e' cercare un sistema di allocazione perfetto, che rispecchi esattamente ogni sfumatura di utilizzo della struttura. Un sistema troppo complesso diventa difficile da mantenere e da capire, e spesso non migliora davvero l'accuratezza dei prezzi rispetto a un metodo piu semplice ma applicato con coerenza.
L'obiettivo realistico non e' l'allocazione perfetta, ma un criterio ragionevole, coerente con il modo in cui la tua azienda genera valore, applicato in modo costante a tutte le commesse. Cambiare criterio ogni volta, o non applicarlo affatto su alcune commesse, e' peggio di un metodo semplice ma sempre uguale.
Avere il costo dell'overhead sempre calcolato e pronto da applicare a ogni nuovo preventivo, con il criterio piu adatto alla tua attivita, e' quello che offre un controllo di gestione strutturato per PMI: l'allocazione smette di essere un calcolo rifatto ogni volta a sensazione e diventa parte stabile del processo di preventivazione.
FAQ
Qual e' il metodo migliore per allocare l'overhead?
Non esiste un metodo universalmente migliore: dipende da cosa genera davvero il costo della tua struttura. Se e' legato principalmente alle persone, l'allocazione per ore di manodopera diretta e' piu accurata. Se e' legato a macchinari condivisi, l'allocazione per ore macchina rende meglio la realta operativa.
Cosa succede se non alloco affatto l'overhead sulle commesse?
I costi di struttura vengono comunque pagati, ma senza sapere quale commessa li sta effettivamente generando o assorbendo. Il rischio e' che alcune commesse, apparentemente redditizie perche non caricate di overhead, in realta stiano erodendo il margine complessivo senza che nessuno se ne accorga fino al bilancio annuale.
Devo cambiare metodo di allocazione se cambio tipo di attivita?
Si, il criterio va rivisto quando cambia in modo significativo cio che genera davvero il costo della struttura. Un'azienda che passa da un modello labour-intensive a uno piu automatizzato, ad esempio, dovrebbe probabilmente spostare l'allocazione da ore di manodopera a ore macchina, per continuare a riflettere la realta.
Un metodo semplice va bene anche per aziende grandi?
Si, se applicato con coerenza. La complessita del metodo di allocazione non deve necessariamente crescere con le dimensioni dell'azienda: conta di piu che il criterio scelto rifletta correttamente cosa genera il costo della struttura, non quanto e' sofisticato il calcolo.
