I costi fissi di un ristorante: perche il conto della locazione decide tutto

Nella ristorazione c'e una voce di costo che, piu di ogni altra, decide se il locale sta in piedi o affonda. Non e il food cost, che pure e importante. Non sono gli stipendi, che pesano tanto. E' l'affitto.

Il canone di locazione ha una caratteristica che lo rende diverso da tutto il resto: lo paghi identico a gennaio, che e' morto, e ad agosto, che e' pieno. Lo paghi il lunedi di pioggia con la sala vuota e il sabato con la lista d'attesa. Non si muove mai. E proprio perche non si muove, e' lui a fissare quanti coperti ti servono ogni mese solo per non rimetterci.

Chi apre un ristorante guardando il menu e la location, ma non il rapporto tra affitto e coperti possibili, sta decidendo il proprio margine senza saperlo. Vediamo perche, e come si leggono davvero i costi fissi di un ristorante.

Cosa e' fisso e cosa e' variabile in un ristorante

Prima di tutto la distinzione, perche nella ristorazione confondere le due categorie e' facile e costoso.

I costi variabili salgono e scendono con i coperti: le materie prime (il food cost), parte del beverage, i consumi legati al servizio. Piu clienti servi, piu spendi. Se chiudi una settimana, questi costi vanno quasi a zero.

I costi fissi restano li a prescindere dai coperti: la locazione, la parte stabile del personale, i canoni, le utenze di base, le licenze, gli ammortamenti degli arredi e delle attrezzature. Che tu faccia dieci coperti o duecento, li paghi uguale.

I numeri variano molto per formato (trattoria, fine dining, pizzeria, bistrot), ma la logica non cambia: la locazione e' interamente fissa, e quando supera la fascia dell'8-10% dei ricavi inizia a stringere il collo al margine in modo strutturale.

Perche la locazione decide il punto di pareggio

Ecco il meccanismo che tanti titolari sentono ma non mettono a numero.

Il tuo margine di contribuzione per coperto e' quanto ti resta da ogni cliente dopo aver pagato i costi variabili (soprattutto il cibo). Se lo scontrino medio e' 35 euro e i costi variabili per coperto sono 14 euro, il tuo margine di contribuzione e' 21 euro a coperto.

Quei 21 euro servono a coprire i costi fissi. E il piu pesante e ingombrante dei costi fissi e' l'affitto. Quindi:

• Se l'affitto e' 4.000 euro al mese, ti servono circa 190 coperti al mese solo per pagarlo. Poi ci sono gli altri costi fissi.
• Se l'affitto e' 8.000 euro, quei coperti diventano 380, solo per l'affitto.

Il doppio dell'affitto raddoppia i coperti minimi che devi fare prima ancora di iniziare a guadagnare. Ecco perche due ristoranti con lo stesso menu e lo stesso food cost possono avere destini opposti: uno ha firmato un canone sostenibile, l'altro no. La differenza non e' in cucina, e' sul contratto.

I costi fissi nascosti che nessuno mette in conto

L'affitto e' il piu evidente, ma i costi fissi di un ristorante hanno una coda lunga che erode il margine in silenzio:

Il personale di struttura. Una quota del personale e' fissa: chi c'e' anche nei giorni morti perche il locale deve comunque aprire. Confondere tutto il personale con un costo variabile e' uno degli errori piu comuni: una parte lo e', ma lo zoccolo duro no.

Le utenze di base. Le celle frigo vanno tenute accese sempre, il locale va riscaldato o raffrescato anche con pochi coperti. C'e una soglia di consumo che paghi comunque.

Canoni e abbonamenti. Gestionale di cassa, software di prenotazione, musica, manutenzioni programmate, TARI, licenze. Piccole voci singole che sommate fanno un numero fisso non trascurabile ogni mese.

Gli ammortamenti. Cucina, arredi, impianti: li hai pagati una volta, ma il loro costo si spalma sugli anni. E' un costo fisso reale anche se non lo vedi uscire dal conto ogni mese, e va recuperato con i coperti come tutto il resto.

Sommati, questi costi fissi "minori" spesso pesano quanto l'affitto stesso. Ignorarli significa sottostimare di parecchio quanti coperti servono davvero per stare in equilibrio.

Come mappare i costi fissi del tuo ristorante

Il lavoro e' semplice e lo fai in un pomeriggio, ma cambia il modo in cui guardi il locale.

1. Elenca tutte le uscite mensili e dividile in due colonne: quelle che cambierebbero se chiudessi una settimana (variabili) e quelle che pagheresti comunque (fisse). Nel dubbio, chiediti: "questa spesa dipende dai coperti?". Se no, e' fissa.

2. Somma i costi fissi totali del mese. Affitto, personale di struttura, utenze di base, canoni, ammortamenti. Questo e' il muro che devi scavalcare ogni mese prima di guadagnare un euro.

3. Calcola il tuo margine di contribuzione medio per coperto. Scontrino medio meno costi variabili per coperto.

4. Dividi i costi fissi per il margine per coperto. Il risultato e' il numero di coperti che ti servono ogni mese per andare in pari. Confrontalo con quanti coperti fai davvero, e con quanti ne puoi fisicamente fare.

Quando hai questo numero in mano, tutte le decisioni cambiano: il prezzo del menu, gli orari di apertura, quanti coperti spingere nei turni, se ha senso quel giorno di chiusura. Non decidi piu a sensazione, decidi sul margine.

Avere questi numeri aggiornati ogni mese, senza rifare i conti a mano, e' esattamente cio che offre un controllo di gestione pensato per la ristorazione: i costi fissi, il food cost e i coperti di pareggio diventano un cruscotto, non una sensazione a fine serata.

Cosa fare quando l'affitto e' gia troppo alto

Se il contratto e' gia firmato e il canone pesa troppo, non sei senza opzioni, ma devono essere azioni sul margine, non solo sui costi:

• Alza il margine di contribuzione per coperto, lavorando sullo scontrino medio (proposta, abbinamenti, carta dei vini) piu che sui prezzi secchi, e sul food cost delle portate piu vendute.
• Aumenta i coperti sullo stesso affitto, sfruttando meglio i turni, i giorni deboli, la sala esterna, l'asporto e la consegna: ogni coperto in piu sullo stesso canone abbassa il peso percentuale della locazione.
• Rinegozia o rivedi, se il rapporto affitto/coperti possibili e' strutturalmente insostenibile: a volte la scelta giusta e' trattare il canone, a volte cambiare formato, in rari casi cambiare sede. Meglio affrontarlo con i numeri che scoprirlo a bilancio chiuso.

La locazione, nella ristorazione, e' la decisione che ti porti dietro per anni. Trattarla come "una spesa fissa da pagare" e' l'errore. Trattarla come "il numero che fissa quanti coperti devo fare" e' il modo in cui i ristoratori che restano aperti la guardano.

FAQ

Quanto dovrebbe pesare l'affitto sul fatturato di un ristorante?

Come riferimento, una locazione sostenibile sta tra il 6% e il 10% dei ricavi. Sopra il 10-12% il canone inizia a comprimere il margine in modo strutturale e alza parecchio i coperti di pareggio. Non e' una regola assoluta: conta il rapporto tra affitto e coperti che il locale puo' realmente fare nei suoi turni.

Il personale e' un costo fisso o variabile?

E' misto. Una parte e' fissa (chi serve ad aprire il locale anche nei giorni deboli), una parte e' variabile (extra, straordinari e stagionali che aggiungi quando i coperti salgono). Trattarlo tutto come variabile fa sottostimare i costi fissi e quindi il numero di coperti necessari per andare in pari.

Come calcolo quanti coperti mi servono per non perdere?

Somma tutti i costi fissi mensili e dividili per il margine di contribuzione medio per coperto (scontrino medio meno costi variabili per coperto). Il risultato sono i coperti mensili di pareggio. Confrontalo con i coperti che fai e con quelli che la sala puo' fisicamente reggere nei turni.

Ha senso un affitto alto in una posizione di grande passaggio?

Puo' averlo, se il maggior passaggio genera abbastanza coperti in piu da giustificare il canone. Diventa un errore quando firmi il canone alto contando su coperti che il locale non puo' contenere o che i tuoi turni non permettono. La verifica va fatta prima, mettendo a numero coperti di pareggio e capienza reale.