Il margine reale dopo resi, contestazioni e insoluti: il numero che nessuno calcola

Quando una vendita si chiude, il margine di contribuzione si calcola subito: ricavo meno costi variabili, e il numero e li, pronto per essere sommato a tutti gli altri. Il problema e che quella vendita, spesso, non finisce li. Un cliente restituisce la merce. Un altro contesta la fornitura e ottiene uno sconto post-vendita o una nota di credito. Un terzo, semplicemente, non paga.

Il margine calcolato al momento della vendita non sa ancora nulla di tutto questo. E un margine teorico, fotografato in un istante in cui l'esito reale dell'operazione non e ancora scritto. Il margine reale si vede solo dopo, quando resi, contestazioni e insoluti hanno fatto il loro corso, ed e quasi sempre piu basso di quello che compariva nel primo calcolo.

Tre eventi che succedono dopo la vendita, non durante

Il calcolo classico del margine di contribuzione si ferma al momento in cui la fattura viene emessa. Ma tra l'emissione della fattura e la chiusura reale dell'operazione, possono succedere tre cose distinte, ognuna con un effetto diverso sul margine.

Il reso. Il cliente restituisce la merce, parzialmente o del tutto. L'azienda perde il ricavo di quella parte di vendita, ma ha gia sostenuto i costi variabili (acquisto, trasporto, a volte lavorazione) legati a quella merce, alcuni dei quali non si recuperano nemmeno rimettendo il prodotto a magazzino.

La contestazione. Il cliente non restituisce nulla, ma lamenta un problema (ritardo, difformita, difetto) e ottiene in cambio uno sconto post-vendita o una nota di credito. Il ricavo si riduce rispetto a quello fatturato inizialmente, mentre i costi variabili restano gli stessi: sono gia stati sostenuti per intero.

L'insoluto. La fattura non viene mai incassata. Qui l'effetto e il piu duro dei tre: l'azienda ha sostenuto tutti i costi variabili della vendita, ma non incassa nulla del ricavo. Quella vendita, che sulla carta generava margine positivo, in realta ha generato una perdita secca pari ai costi variabili sostenuti.

Tre fenomeni diversi, con tre effetti diversi sul margine, ma un tratto comune: nessuno dei tre si vede guardando il margine calcolato al momento della vendita. Si vedono solo dopo, e solo se qualcuno si prende la briga di tornare indietro a ricalcolare.

Come si calcola il margine reale

Il margine reale si ottiene partendo dal margine teorico della vendita e sottraendo, uno per uno, l'impatto dei tre fenomeni sulle vendite di un periodo.

Il calcolo non richiede sistemi complessi: serve pero un tracciamento che oggi in molte PMI manca, perche resi, note di credito e insoluti finiscono spesso in registri contabili separati, mai ricollegati alla vendita e al margine originari.

Un esempio numerico: quanto scende davvero il margine

Prendiamo un mese con 100.000 euro di ricavi fatturati e un margine di contribuzione teorico del 35%, cioe 35.000 euro. E il numero che, guardando solo le vendite del mese, l'azienda registrerebbe come margine.

Durante e dopo quel mese, pero, succedono tre cose: alcuni resi su merce gia consegnata, uno sconto concesso a un cliente che ha contestato una fornitura, e una fattura che si trasforma in insoluto dopo alcuni mesi di solleciti senza esito.

Il margine teorico era 35.000 euro. Il margine reale e 24.100 euro: 10.900 euro in meno, quasi un terzo del margine iniziale, sparito dopo la vendita e prima di essere davvero incassato. Su un solo mese, e con numeri contenuti: su base annua, o in un periodo con piu insoluti del solito, la distanza tra i due margini puo diventare molto piu ampia.

Perche questi tre fenomeni restano quasi sempre invisibili

Resi, contestazioni e insoluti non sono eventi rari o eccezionali in quasi nessuna azienda: sono una parte fisiologica dell'attivita commerciale. Il problema non e che esistano, ma che raramente vengono ricollegati al margine della vendita che li ha generati.

Finiscono in reparti diversi. I resi passano dalla logistica, le contestazioni dal commerciale o dall'assistenza clienti, gli insoluti dall'amministrazione o dal credito. Ognuno gestisce il proprio pezzo, ma nessuno somma l'effetto complessivo sul margine dell'azienda.

Arrivano in ritardo rispetto alla vendita. Un reso puo arrivare settimane dopo la consegna, una contestazione mesi dopo, un insoluto si conferma tale solo dopo un percorso di solleciti che puo durare mezzo anno. Quando l'effetto negativo si materializza, la vendita originaria e gia stata contata, sommata, e in parte dimenticata.

Il margine teorico e piu comodo da guardare. E il numero disponibile subito, al momento della fattura, mentre il margine reale richiede di aspettare che l'esito della vendita si stabilizzi e di andare a recuperare dati sparsi tra piu funzioni aziendali. Chi guarda solo i numeri immediati, senza tornare indietro, continua a vedere un margine piu alto di quello vero.

Un sistema di controllo di gestione impostato per tracciare non solo il margine alla vendita, ma anche i suoi aggiustamenti successivi, e cio che permette di chiudere questo buco: non basta sapere quanto margine si genera vendendo, serve sapere quanto di quel margine resta davvero in azienda dopo che la vendita ha fatto il suo intero percorso.

Cosa fare con questo numero, una volta calcolato

Calcolare il margine reale non e solo un esercizio contabile piu accurato. E un punto di partenza per intervenire su cio che lo eroda, se il divario rispetto al margine teorico risulta significativo.

Se il costo dei resi pesa molto, vale la pena capire se ci sono cause ricorrenti (un prodotto specifico, una fase di spedizione, un errore sistematico) su cui intervenire alla radice, invece di limitarsi a registrare il reso quando arriva.

Se le contestazioni generano sconti frequenti, il problema spesso non e nella gestione del reclamo ma prima, nella qualita di cio che viene consegnato o nella chiarezza di cio che viene promesso in fase di vendita.

Se gli insoluti pesano in modo significativo, la leva piu diretta e rivedere i criteri con cui si concede credito a nuovi clienti o si continua a servire clienti con una storia di pagamenti in ritardo, invece di scoprire il problema fattura per fattura quando ormai il costo variabile e gia stato sostenuto.

In tutti e tre i casi, il primo passo resta lo stesso: sapere quanto margine reale resta davvero, non fermarsi al numero che compare il giorno della vendita.

FAQ

Ogni azienda deve calcolare il margine reale, anche se resi e insoluti sono pochi?

Si, anche se l'impatto sembra piccolo. Il punto non e solo la dimensione del fenomeno oggi, ma avere il dato per accorgersi se cresce nel tempo. Senza un margine reale calcolato con regolarita, un peggioramento di resi o insoluti puo passare inosservato per mesi.

Come si registra il costo dei resi quando la merce restituita puo essere rivenduta?

Se la merce torna vendibile senza perdita di valore, il costo reale del reso e limitato ai costi di gestione (trasporto, verifica, eventuale rilavorazione), non all'intero costo variabile della vendita originaria. Se invece la merce perde valore o diventa invendibile, va conteggiata come una perdita piu vicina al costo pieno.

Un insoluto va tolto dal margine subito o solo quando e definitivamente perso?

Conviene distinguere due momenti: un accantonamento prudenziale quando una fattura supera una certa soglia di ritardo, e la rettifica definitiva quando l'insoluto e confermato, ad esempio dopo un mancato esito dei solleciti o una procedura di recupero crediti. In entrambi i casi il margine reale deve riflettere il rischio, non solo la perdita gia certificata.

Quanto spesso conviene ricalcolare il margine reale rispetto a quello teorico?

Con cadenza mensile e il punto di equilibrio piu utile per la maggior parte delle PMI: abbastanza frequente da intercettare un peggioramento mentre e ancora gestibile, senza la complessita di un ricalcolo continuo che richiederebbe dati aggiornati in tempo reale su resi, contestazioni e crediti.