Bilancio civilistico e conto economico gestionale: perche ti servono entrambi

"Ma il bilancio me lo fa gia il commercialista, perche dovrei farne un altro?"

E la domanda che si fa quasi ogni titolare la prima volta che sente parlare di conto economico gestionale. E' una domanda legittima, e la risposta non e "perche quello del commercialista e sbagliato". Il bilancio civilistico e fatto benissimo per quello che deve fare. Il punto e che deve fare un'altra cosa.

Bilancio civilistico e conto economico gestionale non sono lo stesso documento in due versioni. Sono due strumenti che rispondono a due domande diverse. Uno serve a dimostrare, l'altro a decidere. Chi ne usa uno solo si ritrova sempre a corto: o non ha i numeri per il fisco, o non li ha per governare l'azienda.

Due documenti, due scopi

La differenza non e di forma, e di destinatario e di scopo. Cambia tutto a partire da chi legge il documento e cosa ci deve fare.

Il bilancio civilistico ha un pubblico esterno: il fisco, le banche, i soci, eventuali fornitori o clienti che vogliono valutarti. E' un documento di rendicontazione, costruito seguendo regole precise del codice civile, proprio perche chi lo legge da fuori deve potersi fidare che sia fatto secondo uno standard uguale per tutti. La sua forza e la sua credibilita ufficiale.

Il conto economico gestionale ha un pubblico interno: tu, e chi con te prende le decisioni. Non deve rispettare nessuno schema di legge, perche non lo legge nessuno da fuori. Deve solo essere utile a chi guida. La sua forza e la velocita e la rilevanza: ti dice le cose che ti servono, quando ti servono.

Guarda l'ultima riga. Non e che uno sia migliore dell'altro: hanno due valori diversi, e ti servono tutti e due. Rinunciare al bilancio civilistico non si puo, e obbligatorio. Rinunciare al gestionale si puo, ed e esattamente quello che fa perdere il controllo a tanti imprenditori bravi.

Cosa fa bene il bilancio civilistico (e non gli togliamo)

Vale la pena essere chiari, perche a volte chi scopre il gestionale finisce per disprezzare il bilancio. Sbagliato. Il bilancio civilistico fa benissimo tre cose che al gestionale non chiederesti mai.

Ti da credibilita verso l'esterno. Quando chiedi un fido, quando entra un socio, quando un cliente grande vuole valutare la tua solidita, guardano il bilancio depositato. E' il tuo documento ufficiale, e il fatto che segua regole rigide e proprio cio che lo rende affidabile agli occhi di chi non ti conosce.

Ti mette in regola. Il bilancio assolve gli obblighi fiscali e civilistici. Non e un dettaglio: e la condizione per fare impresa senza rischiare sanzioni. Questo lavoro il gestionale non lo copre e non deve coprirlo.

Ti da una fotografia patrimoniale completa. Lo stato patrimoniale del bilancio ti dice cosa possiedi e cosa devi, in modo strutturato e verificato. E' una vista che il conto economico gestionale, concentrato sulla redditivita del periodo, di solito non approfondisce con lo stesso rigore.

Il problema non e quindi che il bilancio sia inutile. Il problema e che chi ha solo il bilancio prova a usarlo per uno scopo per cui non e nato: governare l'azienda mese per mese. E li fallisce, perche arriva tardi, e annuale ed e organizzato per il fisco.

Cosa fa bene il gestionale (e il bilancio non puo)

Il conto economico gestionale copre esattamente lo spazio che il bilancio lascia scoperto: il presente e la decisione.

Arriva mentre puoi ancora agire. Un dato di gennaio che leggi a febbraio ti permette di correggere febbraio, marzo, tutto il resto dell'anno. Lo stesso dato dentro il bilancio lo vedresti a giugno dell'anno dopo, quando non serve piu a niente se non a prendere atto.

Ti mostra dove si genera e dove si brucia il margine. La struttura a margini progressivi (ricavi, meno costi variabili, uguale margine di contribuzione, meno costi fissi, uguale MOL) ti fa vedere la sequenza della redditivita. Il bilancio civilistico, organizzato per natura dei costi, questa sequenza la nasconde: vedi il totale degli acquisti e il totale del personale, ma non quanto margine ti resta prima di coprire la struttura.

Ti fa confrontare periodo con periodo. Con un dato mensile costante vedi la stagionalita, i trend, il mese storto rispetto al mese buono. E' la base per capire se un problema e strutturale o passeggero. Un dato annuale unico questo non te lo dice: ti da la media, e la media nasconde tutto.

Da dove esce il gestionale: dagli stessi dati

C'e un equivoco da sciogliere subito, perche e quello che ferma piu persone: il conto economico gestionale non richiede di rifare la contabilita da capo. Parte dagli stessi dati che gia produci per il bilancio. Cambia come li organizzi.

Le stesse fatture di vendita, gli stessi acquisti, gli stessi costi del personale che finiscono nel bilancio civilistico vengono semplicemente riclassificati con una logica diversa: non "per natura" (materie prime, servizi, personale) ma "per destinazione e comportamento" (cosa e variabile, cosa e fisso, cosa e diretto sulla commessa e cosa e struttura).

E la stessa materia prima, guardata con due occhiali diversi. Per questo non e un doppione di lavoro: e un secondo uso di un lavoro che gia fai. La difficolta vera non e produrre il dato, e la disciplina di chiudere il mese entro il mese e di ragionare per competenza invece che per cassa.

L'errore di usarne uno solo

I due errori speculari si vedono di continuo nelle PMI.

Chi ha solo il bilancio civilistico naviga a vista per undici mesi e mezzo l'anno. Prende decisioni su prezzi, assunzioni, investimenti, dilazioni basandosi sulla sensazione, perche i numeri veri li vedra a giugno. Quando arriva il bilancio, o conferma che e andata bene (e allora poteva osare di piu) o rivela che e andata male (e allora e troppo tardi per rimediare a quell'anno). In entrambi i casi ha guidato guardando lo specchietto retrovisore.

Chi punta a fare a meno del bilancio civilistico non esiste, perche e obbligatorio, ma esiste chi lo vive come pura scocciatura fiscale e non ne sfrutta la parte utile: la vista patrimoniale, il confronto pluriennale ufficiale, la credibilita verso la banca. Butta via informazione che ha gia pagato.

La combinazione giusta e semplice: il bilancio civilistico per gli obblighi e per l'esterno, una volta l'anno; il conto economico gestionale per le decisioni e per te, una volta al mese. Non e ridondanza. E' avere sia lo specchietto retrovisore sia il cruscotto, che e esattamente come si guida senza sbattere.

Se vuoi che il gestionale mensile esca in automatico dagli stessi dati che gia consegni al commercialista, senza rifarlo a mano ogni volta, e' quello che costruisce una reportistica di controllo di gestione impostata bene.

FAQ

Il conto economico gestionale sostituisce il bilancio?

No, e non deve. Il bilancio civilistico e obbligatorio e serve al fisco, alle banche e ai terzi. Il gestionale e interno e serve a te per decidere. Sono complementari: uno rendiconta il passato per chi guarda da fuori, l'altro fotografa il presente per chi deve agire. Ti servono entrambi, per scopi diversi.

Se ho gia il bilancio, sto gia facendo controllo di gestione?

No. Avere il bilancio significa essere in regola, non avere il controllo. Il bilancio arriva mesi dopo, e annuale ed e organizzato per la legge. Il controllo di gestione richiede un dato mensile, tempestivo e riclassificato per decidere. Sono due cose distinte, e la piu comune tra le PMI che vanno bene e proprio avere la prima senza la seconda.

Devo pagare due volte il commercialista per averli entrambi?

Non necessariamente. Il gestionale parte dagli stessi dati del bilancio, riorganizzati con una logica diversa. Puoi impostarlo internamente, perche i dati sono i tuoi e le logiche sono gestionali, non fiscali. Il commercialista puo aiutare sulla riclassificazione iniziale, ma la lettura mensile deve restare in mano tua: e lo strumento con cui governi, non un adempimento da delegare.

Perche il bilancio e organizzato in modo cosi poco utile per decidere?

Perche non e nato per farti decidere. Lo schema civilistico serve a rendere confrontabili i bilanci di aziende diverse agli occhi di chi legge da fuori, quindi aggrega i costi per natura. Ai fini interni tu hai bisogno del contrario: vedere quanto margine generi prima dei costi fissi e dove si consuma la redditivita. Per questo serve una riclassificazione diversa, che e appunto il conto economico gestionale.