Punto di pareggio di un contratto di pulizie: quanti mq servono per coprire il turno

Se gestisci un'impresa di pulizie industriali o B2B, conosci gia il momento: arriva la richiesta di un nuovo contratto, magari un ufficio da 400 mq o un capannone con uffici annessi, e la domanda che ti fai e "quanto posso offrire". Ma prima ancora del prezzo c'e una domanda piu importante, che quasi nessuno si pone in modo esplicito: quanti mq o quante ore di servizio servono almeno per coprire il costo del turno che stai per assegnare a quel contratto, prima che cominci a generare margine.

Questo non e il punto di pareggio dell'intera azienda, quello che si calcola sul fatturato annuo e sui costi di struttura complessivi. E un punto di pareggio molto piu specifico e molto piu utile nel momento in cui devi decidere se accettare un contratto: il punto di pareggio del singolo contratto, calcolato sul turno che gli dedichi.

Perche il punto di pareggio aziendale non basta

Il punto di pareggio aziendale ti dice quanto fatturato complessivo serve per coprire tutti i costi fissi dell'impresa: sede, amministrazione, mezzi, responsabili di zona. E un numero utile per la pianificazione generale, ma non ti aiuta nel momento in cui devi decidere se un singolo contratto vale la pena di essere firmato.

Il motivo e semplice: in un'impresa di pulizie industriali/B2B con fatturato sopra il milione e decine di contratti multi-sede, ogni contratto porta con se un costo diretto quasi indipendente dagli altri. Un addetto dedicato a un sito, con un orario minimo garantito (magari due o tre ore al giorno anche se il sito e piccolo), costa quella cifra indipendentemente da quanti mq effettivamente pulisce. Se non calcoli il pareggio contratto per contratto, rischi di accettare commesse che sulla carta sembrano profittevoli ma che, una volta scorporato il costo reale del turno assegnato, lasciano margine zero o addirittura in perdita.

Le due componenti del costo di un turno

Per calcolare il punto di pareggio di un contratto servono due tipi di costo, che si comportano in modo molto diverso.

Costi fissi del turno. Sono i costi che l'azienda sostiene per il solo fatto di aver assegnato un addetto a quel sito, a prescindere da quanti mq pulisce davvero. Il piu importante e il costo del personale con orario minimo garantito: se contrattualmente un addetto lavora almeno due ore al giorno su quel sito, quella spesa esiste anche se il sito e piu piccolo del previsto. A questo si aggiungono l'eventuale trasferta (carburante, tempo di spostamento pagato), i dispositivi di protezione individuale e la quota di coordinamento del responsabile di zona dedicata a quel contratto.

Costi variabili proporzionali ai mq. Sono i materiali di consumo (detergenti, sacchi, carta, prodotti specifici per pavimenti o superfici) che aumentano, entro certi limiti, in proporzione ai metri quadri effettivamente puliti. Piu il sito e grande, piu materiale serve, anche se non in modo perfettamente lineare.

La logica del punto di pareggio per contratto e la stessa che si usa per qualsiasi analisi di costi fissi e variabili, applicata pero non all'azienda intera ma al singolo turno. Vuol dire chiederti: quanti mq (o quante ore di servizio fatturate) servono perche il margine generato da quel contratto copra i costi fissi del turno assegnato?

Come si calcola il punto di pareggio di un contratto

Il calcolo segue tre passaggi.

Primo, determina i costi fissi mensili del turno assegnato a quel contratto: personale con orario minimo garantito, trasferta, quota di coordinamento.

Secondo, calcola il margine di contribuzione per mq (o per ora di servizio): prendi la tariffa che applichi al cliente per mq (o all'ora) e sottrai il costo variabile dei materiali di consumo per la stessa unita.

Terzo, dividi i costi fissi del turno per il margine di contribuzione unitario. Il risultato e il numero minimo di mq (o ore) che il contratto deve coprire perche il turno si ripaghi da solo, prima di generare margine vero.

Un esempio numerico

Prendiamo un contratto tipico: un ufficio di medie dimensioni che richiede un addetto con orario minimo garantito di 2,5 ore al giorno, 22 giorni al mese, per un totale di 55 ore mensili. La tariffa applicata al cliente e di 0,45 euro al mq per intervento giornaliero, con un costo variabile di materiali stimato in 0,08 euro al mq.

A questo punto il calcolo del pareggio e diretto: 837,50 euro di costi fissi del turno diviso per 0,37 euro di margine per mq da un punto di pareggio di circa 2.264 mq puliti al mese (considerando gli interventi giornalieri nel mese, non i mq del sito in un solo passaggio).

Se il sito assegnato genera, nell'arco del mese, un volume di pulizia inferiore a quella soglia, il contratto non copre il costo del turno e lavora in perdita, anche se sulla carta la tariffa al mq sembra in linea con il mercato. Se lo supera, ogni mq aggiuntivo pulito nello stesso turno genera margine puro, perche i costi fissi sono gia coperti.

Questo e esattamente il tipo di verifica che serve prima di firmare, non dopo, un nuovo contratto: sapere se il volume di lavoro previsto sta sopra o sotto il punto di pareggio del turno che stai per assegnare. Chi imposta un controllo di gestione per commessa su un'impresa di pulizie industriali fa esattamente questo tipo di calcolo per ogni contratto prima di accettarlo, non a consuntivo a fine anno.

Quando un contratto sotto la soglia puo comunque avere senso

Non tutti i contratti sotto il punto di pareggio calcolato in questo modo vanno rifiutati automaticamente. A volte un sito piccolo, con orario minimo garantito che genera un pareggio irraggiungibile, si accetta comunque per motivi strategici: apre la porta a un cliente con altre sedi piu grandi, oppure riempie un buco nell'agenda di un addetto che altrimenti resterebbe inattivo in quella fascia oraria. In questi casi va bene accettarlo, ma con consapevolezza: sapendo che quel contratto specifico non si ripaga da solo, e decidendo comunque di procedere per una ragione precisa, non per abitudine o perche "tanto il cliente paga qualcosa".

Il problema non e mai accettare un contratto sotto la soglia di pareggio. Il problema e farlo senza saperlo.

FAQ

Il punto di pareggio di un contratto e diverso dal punto di pareggio aziendale?

Si, sono due calcoli distinti con scopi diversi. Il punto di pareggio aziendale copre tutti i costi fissi dell'impresa (sede, amministrazione, mezzi) e serve per la pianificazione generale. Il punto di pareggio di contratto riguarda invece il singolo turno assegnato a un sito specifico e serve per decidere, prima di firmare, se quel contratto si ripaga da solo con i mq o le ore previste.

Perche l'orario minimo garantito incide cosi tanto sul calcolo?

Perche e un costo fisso che l'azienda sostiene indipendentemente da quanti mq vengono effettivamente puliti. Se contrattualmente un addetto lavora almeno due o tre ore al giorno su un sito, quella spesa esiste anche se il sito e piccolo, quindi va sempre inclusa tra i costi fissi del turno nel calcolo del pareggio, non trattata come se fosse proporzionale al lavoro svolto.

Cosa succede se un contratto resta sotto la soglia di pareggio per molti mesi?

Significa che quel contratto sta coprendo, al massimo, il costo del personale assegnato, senza lasciare margine reale all'azienda, e in alcuni casi puo essere in perdita netta una volta contate anche trasferta e coordinamento. Vale la pena rivedere la tariffa applicata, ridiscutere l'orario minimo garantito con il cliente, oppure valutare se accorpare quel sito a un altro turno gia esistente nella stessa zona.

Come si applica questo calcolo a un contratto con piu sedi nello stesso turno?

Si sommano i costi fissi di tutte le sedi coperte dallo stesso addetto o dalla stessa squadra nello stesso turno di lavoro, e si sommano i mq (o le ore fatturate) di tutte le sedi insieme. Il punto di pareggio si calcola poi sul totale aggregato del turno, non sito per sito separatamente, perche il costo del personale e condiviso tra le sedi.